Políticas de Tratamiento de Datos Personales
JEVA Coffee
Contenido
- Introducción
- Ámbito de aplicación
- Identificación del responsable
- Definiciones Y/O Convenciones
- Normatividad Aplicada En Este Procedimiento
- Principios aplicables al Tratamiento de Datos
- Canales de obtención de Datos Personales
- Autorización
- Finalidad del tratamiento de datos
- Transferencia Transmisión y Revelación de datos personales
- Responsable Y Encargado Del Tratamiento De Datos Personales
- Legitimación Para El Tratamiento De Datos
- Plazo para Conservación de Datos
- Derechos de los Titulares de Datos Personales
- Tratamiento de Datos Sensibles
- Consecuencias de no aceptar la Política de Privacidad de la CONF. JEVA Coffee
- Medidas de seguridad
- Medios del tratamiento
- Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales
- Autoridad de Protección de Datos
- Cambios en la Política
- Vigencia de la Política
Introducción
JEVA Coffee (en adelante JEVA Coffee o LA EMPRESA) está comprometida con la protección de la información que tiene carácter de personal privada o confidencial obtenida dentro del marco del desarrollo de sus actividades administrativas y comerciales relacionadas directa o indirectamente con su objeto social.
Para efectos del cumplimiento de la normatividad vigente respecto al tratamiento de datos personales la finalidad del presente documento es definir el actuar de JEVA Coffee en la protección de la información confiada limitando su intención a obtener exclusivamente aquella información que ha sido suministrada de manera voluntaria por los clientes prospectos empleados proveedores y colaboradores y en general cualquier persona que tenga algún tipo de relación con la Empresa.
Ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de Datos se aplica a todos los colaboradores en todos los niveles e instancias con el que JEVA Coffee establezca relación en desarrollo de sus funciones y objeto social como: clientes posibles clientes empleados proveedores colaboradores o visitantes.
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA que estén vinculados a una persona natural o jurídica que sean obtenidos por ella para el ejercicio de sus funciones y fines así como para el cumplimiento de sus compromisos contractuales o laborales.
A su vez el presente documento tiene como referencia y busca el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 así como sus respectivas normas complementarias y pertinentes.
Identificación del responsable
INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
RAZÓN SOCIAL
JEVA Coffee
NIT
4.385.499-8
DIRECCIÓN
Calle 8 #19-40 bodega 1 barrio El Japón
TELÉFONO
+57 314 6828420
MUNICIPIO
Dosquebradas
DEPARTAMENTO
Risaralda
Definiciones Y/O Convenciones
Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales tales como la recolección almacenamiento uso circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Responsable: Persona Natural o Jurídica pública o privada que por sí misma o en asocio con otros recolecte o decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.
Encargado de tratamiento de datos: Persona natural o jurídica pública o privada que por sí misma o en asocio con otros realice Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos se identificará plenamente quien será el Encargado y se tomarán las medidas pertinentes para la protección de Datos Personales.
Partes Interesadas: Son todos aquellos entes que tienen relación directa o indirecta con una organización estos pueden ser: Clientes Proveedores Colaboradores o Visitantes.
Dato Personal: Cualquier información privada o semiprivada que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Algunos ejemplos son pero sin limitarse a ellos: dirección correo electrónico número de teléfono estado civil datos de salud huella dactilar salario bienes estados financieros cartas o información laboral estado de cuenta etc…
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros los datos relativos al estado civil de las personas a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos entre otros en registros públicos documentos públicos gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico orientación sexual o política convicciones religiosas o filosóficas pertenencia a sindicatos organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición así como los relativos a salud datos biométricos entre otros captura de imagen físicas o en movimiento huellas digitales fotografías iris reconocimiento de voz facial o de palma de la mano etc…
Derechos de los niños niñas y adolescentes: Los derechos de los niños niñas y adolescentes son prevalentes y se deberá asegurar su tratamiento como tal. La información de niños niñas y adolescentes se tendrá como datos sensibles.
Información digital: Es toda aquella información que es almacenada transmitida o recogida por medios digitales como correo electrónico sistema de mensajería instantánea u otros sistemas de información.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable o el Encargado dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. Mediante esta se le informa acerca de la existencia de Políticas de Tratamiento de Información que serán aplicables la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Bases de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento y permita su consulta y conocimiento por parte del responsable o Encargado.
Reclamo: Solicitud del Titular del Dato o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Transferencia: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento del Encargado por cuenta del responsable.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Normatividad Aplicada En Este Procedimiento
- Constitución Política de Colombia artículo 15
- Constitución Política de Colombia artículo 20
- Constitución Política de Colombia artículo 74
- Sentencia C-1011 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013
- Sentencia C-748 del 2011
- Sentencia C-293 del 2013
- Sentencia C-315 del 2012
- Sentencia T-574 del 1992
Principios aplicables al Tratamiento de Datos
JEVA Coffee aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en el Tratamiento de Datos Personales:
- Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las disposiciones que la desarrollen.
- Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz completa exacta actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Parciales incompletos fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de JEVA Coffee en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales de las disposiciones de la Ley y la Constitución. Los Datos Personales salvo la información pública no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por JEVA Coffee se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración pérdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
Canales de obtención de Datos Personales
JEVA Coffee podrá recolectar Datos Personales a través de los siguientes medios canales o formatos:
- Formatos físicos
- Formatos digitales
- Correo electrónico
- Sitio Web de la empresa
- Sistema de información propio
- Cámaras de seguridad
- Encuestas telefónicas
- Encuestas electrónicas
- Encuestas en eventos comerciales
- Consultas vía Chat
- Consultas vía Videollamadas
- Aplicaciones móviles de uso de clientes
- Información suministrada de manera personal por el titular
Autorización
JEVA Coffee obtendrá a través de los diferentes medios anteriormente descritos la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales y la cual contendrá:
- Nombre o razón social y datos de contacto de JEVA Coffee.
- El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos del Titular.
- Los mecanismos dispuestos por JEVA Coffee para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Finalidad del tratamiento de datos
JEVA Coffee realizará el Tratamiento de Datos Personales de los titulares con las siguientes finalidades:
- Realizar encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos.
- Validar antecedentes comerciales en listas restrictivas nacionales e internacionales.
- Evaluar la calidad de nuestros productos.
- Enviar información relevante relacionada con nuevos productos servicios o proyectos desarrollados por JEVA Coffee.
- Comunicación por diferentes medios relacionados con productos o servicios propios de JEVA Coffee.
- Desarrollar acciones comerciales de marketing y/o publicidad de nuestros productos o servicios.
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes empleados proveedores y demás terceros con los cuales existe relación comercial.
- Elaborar estudios de mercado y segmentación de clientes.
- Para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y laborales de JEVA Coffee.
- Para la gestión de información de clientes y/o proveedores dentro del marco de las actividades comerciales propias de la empresa.
- Para la gestión del talento humano y todas las actividades relacionadas con la misma.
Transferencia Transmisión y Revelación de datos personales
JEVA Coffee solo compartirá Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:
- Con autoridades judiciales o administrativas cuando sea requerido por estas en ejercicio de sus funciones.
- Cuando se trate de información de naturaleza pública.
- En casos de urgencia médica.
- Con entidades aseguradoras para efectos de toma de seguros colectivos o individuales.
- Con terceros que colaboren con JEVA Coffee en actividades relacionadas con el objeto social de la empresa previa suscripción de contratos de confidencialidad y protección de datos.
Responsable Y Encargado Del Tratamiento De Datos Personales
JEVA Coffee como responsable del Tratamiento de Datos Personales designará a un área encargada del manejo y protección de la información quien velará por el cumplimiento de la presente Política y demás normas aplicables a la materia.
Legitimación Para El Tratamiento De Datos
El Tratamiento de Datos Personales realizado por JEVA Coffee se fundamentará en la autorización previa informada y expresa del Titular la cual podrá obtenerse por los diferentes medios descritos en la presente política.
Plazo para Conservación de Datos
Los Datos Personales serán conservados por JEVA Coffee durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en la presente Política o conforme lo establezca la normatividad vigente aplicable a la materia.
Derechos de los Titulares de Datos Personales
Los Titulares de los Datos Personales tienen derecho a:
- Conocer actualizar y rectificar sus Datos Personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a JEVA Coffee para el Tratamiento de sus datos.
- Ser informados por JEVA Coffee respecto del uso que se les ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad aplicable en materia de protección de Datos Personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales en los casos en que sea procedente.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Tratamiento de Datos Sensibles
En el Tratamiento de Datos Sensibles JEVA Coffee garantizará que:
- El Titular haya dado su autorización explícita para el Tratamiento de dichos datos salvo en los casos que por Ley no sea requerida la autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento se realice en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías de una fundación ONG asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política filosófica religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
- El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica estadística o científica.
Consecuencias de no aceptar la Política de Privacidad de la CONF. JEVA Coffee
En caso de que el Titular no acepte la presente Política de Privacidad JEVA Coffee no podrá incluir sus Datos Personales en sus Bases de Datos lo cual podrá implicar la imposibilidad de prestar el servicio requerido o contratar con el Titular.
Medidas de seguridad
JEVA Coffee adoptará las medidas de seguridad técnicas humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración pérdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Medios del tratamiento
El Tratamiento de los Datos Personales por parte de JEVA Coffee podrá realizarse a través de medios físicos digitales orales entre otros.
Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales
Los Titulares de Datos Personales podrán ejercer sus derechos a conocer actualizar rectificar y suprimir la información y revocar la autorización mediante la presentación de una petición queja o reclamo dirigida al área encargada del Tratamiento de Datos Personales en JEVA Coffee.
Autoridad de Protección de Datos
La autoridad competente para la vigilancia y control de la protección de Datos Personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cambios en la Política
JEVA Coffee se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado a través de los medios de comunicación que JEVA Coffee disponga para tal fin.
Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de octubre de 2022.
